Partons à la découverte d’habemoos, un logiciel de facturation gratuit et complet, utilisable en ligne. Le travailleur indépendant dispose de plusieurs casquettes en dehors de son métier. C’est celle de la gestion comptable qui nous intéresse aujourd’hui avec la présentation de cet outil de gestion des devis, factures, mais aussi relevés d’heures et notes de frais.

Un manque de connaissance face aux documents de facturation

Créer, éditer, envoyer ou faire valider les devis et factures peut sembler complexe notamment au début d’une activité en indépendant, et ce que vous soyez rédacteur web, copywriter, webdesigner, graphiste, community manager… Que vous ayez choisi le régime micro-entrepreneur simplifié ou d’autres statuts d’indépendants (EURL, EIRL, SASU, SAS, SARL) l’aide d’un logiciel de facturation reste précieuse. Les indépendants demeurent pour la plupart peu informés ou formés à la gestion des devis ou factures. Des documents pourtant indispensables dans leur quotidien… Des règles sont à respecter pour que ces documents contractuels soient conformes. Ils servent en effet de preuves en cas de contentieux ou lors d’un bilan annuel et méritent par conséquent une attention toute particulière.

Pourquoi utiliser le logiciel de facturation gratuit en ligne habemoos ?

Le logiciel de facturation gratuit Habemoos vient en aide aux indépendants, et même aux plus novices en matière de facturation. Les paramétrages de cette solution en ligne, vous permettent de respecter diverses obligations légales, telles que :

• Suivi d’un ordre chronologique pour l’émission de devis et de factures (fonction automatisée)
• Éviter de faire erreur dans le suivi de cette chronologie obligatoire, comme cela peut arriver en notant les références manuellement via un tableur classique
• Respecter les mentions légales obligatoires à insérer dans les documents de facturation (informations sur votre entreprise, informations clients, détail prestation, modalités de paiement, mention de la TVA non-applicable pour un micro-entrepreneur,…)
• Calculer facilement la TVA ou d’autres taxes applicables et sans risque d’erreur (automatisation du calcul)

Habemoos : un outil de gestion de la facturation aux multiples fonctionnalités

Habemoos s’érige parmi les logiciels de facturation gratuits les plus complets. Cette plateforme accessible exclusivement en ligne a été développée par un indépendant qui la met désormais à la disposition d’autres indépendants. Bien que peu connu, habemoos mérite d’être découvert ! En vous inscrivant, vous accédez, en effet, à plusieurs fonctionnalités qui vont plus loin que la simple conformité :

• Gestion des devis et factures
• Gestion des frais de déplacements, d’hébergement,…
• Gestion de relevés d’heures pour les indépendants qui facturent leurs clients à l’heure
• Mise en page préconçue et personnalisable respectant les règles et obligations légales propres à ces documents de facturation
• Comptage des taxes si nécessaire et taux personnalisables
• Transmission d’alertes aux clients lors de la mise à disposition d’un document
• Création de rapports d’activité pour suivre le chiffre d’affaires, mettre en relief d’éventuels impayés, apprécier l’évolution de son activité d’indépendant,…

Ci-après, place à une présentation plus détaillée des fonctions « facture », « relevé d’heures » et « notes de frais ».

Zoom sur la création d’une facture avec le logiciel habemoos

La création d’une facture est incontournable du travail en indépendant, freelance ou gérant. La facture représente à la fois un document de comptabilité générale, un document juridique et un document commercial. Elle doit inclure différentes mentions obligatoires qui respectent la législation en vigueur. Son numéro doit aussi suivre un ordre chronologique obligatoire. Créer une facture est donc une étape cruciale pour votre activité et habemoos vous aide à concevoir ce document en toute conformité.

• Une fois que vous avez créé votre compte utilisateur habemoos en tant qu’indépendant, vous accédez à toutes les fonctions en vous connectant avec votre mail et mot de passe. Sur le tableau de bord, la fonction Factures est localisée dans le bandeau latéral gauche de votre écran.
• Avant de cliquer sur Factures, paramétrez les comptes de vos clients en cliquant sur la fonction Clients située dans cette même barre latérale. En remplissant les champs demandés (ou en laissant vides, si non-applicables) vous allez créer des profils clients dont les données seront ensuite automatiquement rappelées dans la facture que vous souhaitez concevoir. Vous n’aurez donc plus besoin de saisir à nouveau ces informations lors de la création de vos documents de facturation.

• Après avoir créé vos comptes clients (ou le compte client nécessaire), rendez-vous dans Factures. Ici, vous accédez à de nouveaux champs à remplir pour formaliser et mettre en page votre document. Ces champs vous orientent dans la saisie des diverses informations requises pour que votre facture soit conforme. Nous n’allons pas vous rappeler l’ensemble des zones à remplir qui serait un sujet trop vaste. Retenez tout de même que l’ensemble des mentions légales obligatoires est paramétré dans habemoos. La mise en page de la facture se fait automatiquement. Une fois toutes les informations requises, saisies, cliquez sur sauvegarder en brouillon afin d’effectuer une ultime vérification avant l’enregistrement définitif.
• Lorsque vous aurez créé plusieurs factures, votre tableau de bord affichera le détail de la facture ainsi qu’une chronologie des anciennes factures avec leur état (payée, impayée, brouillon). Voir image ci-dessous.

Zoom sur la fonction relevé d’heures avec cet outil de facturation

Si vous facturez à l’heure vos clients, cette fonction « timesheet » va grandement vous aider. Vous pouvez saisir les heures travaillées directement dans un calendrier. Cette fonctionnalité peut aussi inclure des jours travaillés. Une fois les informations saisies, vous accédez à des rapports sur une période de temps voulue avant de facturer, et vous pouvez également apprécier votre ratio temps travaillé/chiffre d’affaires. Le relevé d’heures peut aussi être transmis à votre client avant de passer à la facturation. Ce dernier en prend connaissance, le valide et sera plus à même à ne pas renégocier le montant final de votre facture.

Certains indépendants comptabilisent leurs « frais divers » en lissant le montant de leurs prestations et en mentionnant, par exemple, frais de déplacement offerts ou inclus. D’autres préfèrent bien délimiter leur prestation et les frais qui s’y rapportent, d’où l’avantage de bénéficier d’une fonctionnalité dédiée. Sur habemoos, au sein de la fonction Notes de frais située dans le bandeau latéral gauche, vous pouvez créer différentes catégories de frais à facturer :

• Frais kilométriques
• Frais de restauration
• Frais d’hébergement
• …

C’est à vous de personnaliser les champs ou d’en ajouter selon vos besoins. Vous pouvez les regrouper et les enregistrer en une dite « Note de frais » que vous destinerez à votre client. Vous devez à nouveau remplir différents champs et mentionner un délai ou mode de règlement, avec même la TVA ou autres taxes applicables. La mise en page de la note de frais ressemble à celle du devis ou de la facture. Une mise en page familière qui respecte les besoins légaux et qui permet de rapidement comprendre l’information partagée.

Si vous débutez votre activité en indépendant, utiliser habemoos dès votre lancement vous permet d’être plus serein pour gérer vos devis, factures ou autres documents cités plus haut. Si vous êtes déjà en activité, cette solution peut également vous satisfaire. Elle a effectivement été créée pour suivre les indépendants dès leur démarrage d’activité en micro-entreprise et jusqu’à même leur développement en TPE à la gestion plus complexe.

Je découvre le logiciel de facturation en ligne habemoos

À vos plumes : quel logiciel de facturation utilisez-vous ? Un logiciel de facturation gratuit ? Payant ? Dites moi tout 😀